Sistem Penggajian Pengendalian Intern
Menurut Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait berpendapat bahwa pemrosesan penggajian memerlukan data input dalam jumlah besar, beserta berbagai perhitungan yang kadang-kadang rumit. Sistem penggajian memerlukan pengendalian untuk menjamin agar pembayaran gaji dilakukan secara akurat dan tepat waktu. Selain itu, sistem penggajian juga harus menyediakan pengamanan yang memadai terhadap pencurian atau penyalahgunaan dana. Jadi, biasanya perusahaan perlu menggunakan suatu system yang mencakup prosedur otorisasi dan persetujuan penggajian yang tepat. Jika perusahaan menggunakan mesin penandatangan cek, adalah penting bahwa cek-cek gaji yang masih kosong dan akses ke mesin tersebut dikendalikan secara baik untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan dana penggajian. Selain itu, juga penting untuk mengotorisasi dan menyetujui pemotongan atau penambahan gaji serta perubahan tarif gaji. Sebagai contoh, sejumlah penggelapan gaji melibatkan supervisor yang menambahkan beberapa karyawan fiktif ke dalam daftar penggajian, kemudian cek-cek milik karyawan fiktif tersebut diuangkan. Penipuan serupa juga terjadi ketika sejumlah karyawan yang dipecat tetapi tidak diberitahu kepada Departemen Penggajian. Akibatnya, cek-cek gaji untuk karyawan yang telah dipecat diambil dan dicairkan oleh supervisor.
Untuk mencegah atau mendeteksi penipuan seperti ini, maka catatan daftar hadir karyawan harus dikontrol. Seorang staf Departemen Penggajian ditugaskan mengawasi mesin pencatat jam kerja selama waktu-waktu kedatangan dan kepulangan normal untuk memverifikasi bahwa karyawan hanya memasukkan sekali saja dan hanya untuk dirinya sendiri. Kartu pengenal pegawai atau badge juga dapat digunakan untuk memverifikasikan bahwa hanya karyawan yang berhak yang boleh memasuki lokasi kerja. Pada saat cek-cek gaji didistribusikan, kartu pengenal pegawai bisa digunakan untuk mencegah seorang karyawan mengambil cek milik karyawan lain.
Pengendalian lainnya meliputi verifikasi dan persetujuan semua perubahan tarif gaji.
Mulyadi (2001) mengungkapkan unsur pengendalian intern dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut :
1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Karena eratnya informasi operasi yang dihasilkan oleh fungsi personalia dengan informasi akuntansi yang dihasilkan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah tersebut, fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi pembuat daftar gaji dan upah merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Fungsi ini di tangan fungsi pembuat daftar gaji dan upah, berada di bawah Departemen Personalia dan Umum. Hasil perhitungan penghasilan karyawan ini didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji dan upah. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan, yang dalam struktur organisasi berada di tangan fungsi pembayar gaji dan upah Kasa. Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil perhitungan gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dicek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi.
2. Sistem Otoritas
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah. Untuk meng- hindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat otorisasi oleh yang berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan unsure system pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya.
b. Setiap Perubahan Gaji dan Upah Karyawan karena Perubahan Pangkat, Perubahan Tarif Gaji dan Upah, Tambahan Keluarga harus didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan.
Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikian setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas Gaji dan Upah Karyawan selain dari Pajak Penghasilan Karyawan harus didasarkan Surat Potongan Gaji dan Upah yang diotorisasi oleh Fungsi Kepegawaian.
Setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian.
d. Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu.
Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu supaya relevan sebagai dasar penghitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.
e. Perintah Lembur Harus Diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan yang bersangkutan.
Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja regular, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam regular. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan ssitem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja regular.
f. Daftar Gaji dan Upah harus diotorisasi oleh Fungsi Personalia.
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu daftar gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa :
1) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
2) Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
3) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang.
4) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya.
g. Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi.
Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
h. Perubahan dalam Catatan Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan Daftar Gaji dan Upah Karyawan.
Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan suatu penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah.
i. Tarif Upah yang Dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja Diverifikasi Ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi Biaya.
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum dalam kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali dalam penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.
3. Praktik yang Sehat
a. Kartu Jam Hadir Harus Dibandingkan dengan Kartu Jam Kerja Sebelum Kartu yang terakhir ini dipakai sebagai Dasar Distribusi Biaya Tenaga Kerja Langsung.
Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan. Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung kepada pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung. Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir dengan data yang tercantum dalam kartu jam kerja.
b. Pemasukan Kartu Jam Hadir ke dalam Mesin Pencatat Waktu harus diawasi oleh Fungsi Pencatat Waktu.
Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu.
c. Pembuatan Daftar Gaji dan Upah harus Diverifikasi Kebenaran dan Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Keuangan Sebelum Dilakukan Pembayaran.
Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal.
d. Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan Catatan Penghasilan Karyawan.
Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi kewajiabn karyawan, yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji dan upah karyawan, dan besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat diverifikasi dengan melakukan rekonsiliasi penghitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan.
e.Catatan Penghasilan Karyawan Disimpan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak. Oleh karena itu dalam sistem penggajian maupun pengupahan, setelah diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan.
Narko (2002) berpendapat bahwa pengendalian intern sistem penggajian dipengaruhi oleh :
1. Aspek Organisasi
a. Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir atau waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji.
b. Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji.
c. Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi.
2. Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang.
b. Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang.
c. Transaksi penggajian hanya akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar.
d. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang.
3.Praktik yang Sehat
a. Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen.
b. Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji.
0 Response to "Sistem Penggajian Pengendalian Intern "
Post a Comment